ده نمونه برش یک دقیقه ای که باعث اثربخشی بیشتر شما می شود

شما فردی بسیار پر مشغله هستید. در عین اینکه مطالعه در مورد تکنیک های قدرتمند مدیریت زمان بسیار می تواند در میزان اثربخشی شما موثر باشد، برخی از این تکنیک های آموزش داده شده، پیچیده و سخت بوده و فکر کردن در مورد آنها نیازمند تفکر می باشد.

اجرای این موارد یک دقیقه ای که در اینجا توضیح داده شده اند، به سادگی بیان آنها می باشد. هر یک از این موارد برای اجرا شدن به زمانی کمتر از یک دقیقه نیاز دارند، اما نتایج هر یک از آنها باور کردنی نیستند. این 10 مورد از اعمال یک دقیقه ای در برنامه روزانه شما عبارتند از:

به سه چیز “نه” بگوئید

این چالشی است برای شما: در این هفته به سه تعهد که بیش از بقیه ممکن است موجب از دست رفتن انرژی، زمان و یا انگیزه شما شوند، “نه” بگوئید. یکی از ساده ترین روش ها برای بدست آوردن زمان، انرژی و انگیزه بیشتر نه گفتن به تعهدات بی هدفی است که موجب کم شدن سرعت و حرکت شما می شود.

تمامی اعلان ها برای ایمیل های دریافتی خود را غیر فعال کنید

نداشتن اعلانی برای ایمیل های وارد شده به صندوق پستی شما برای شما زمان بیشتری را به ارمغان نمی آورد، اما موجب داشتن توجه و تمرکز بیشتری می شود. هر زمانی که یک اعلان جدید برای شما می رسد(تنها در صورتی که این ایمیل مهم باشد)، پس از آن باید مجددا تلاشی برای بدست آوردن تمرکز بر موضوعی بکنید که پیش از این مشغول کار کردن بر روی آن بودید. به نظر من، آنها ارزش خاموش شدن بطور کامل را دارند. همچنین، این اعلان ها اطلاعات کاملی از محتوای ایمیل دریافتی به شما ارائه نمی کنند تا بطور کامل بتوانند برای شما مفید و قابل استفاده باشند.

در حین اینکه در بخش تنظیمات ایمیل خود وارد شده اید، به نظر من کاهش دادن تعداد دفعات کنترل شدن ایمیل شما بطور خودکار نیز مفید فایده می باشد (همچنین کاهش این تعداد دفعات بر روی تنظیمات گوشی تلفن شما نیز موجب ذخیره و مصرف کمتر انرژی باتری موبایل شما می شود).

[level-member]

شروع به تهیه لیستی از تمام کارهایی بکنید که در حال انجام آنها هستید

به احتمال زیاد پیش از این لیستی از کارهایی که باید به انجام برسانید برای خود تهیه کرده اید، چرا که اگر نکرده باشید، با هزاران تعهدی روبرو خواهید بود که پیوسته در طی روز در ذهن شما بوده و بخشی از تمرکز حواس شما را به خود مشغول می کند. اما این موضوع ممکن است بصورت ذهنی مورد ارزیابی و بررسی قرار گرفته و توسط شما پیگیری شود. زمانی که لیستی از تمام موارد مورد نظر خود را تهیه کردید، باید توجه کنید که چیزی در این بین از قلم نیفتاده باشد و در نتیجه کمتر نگران مواردی خواهید بود که باید پیوسته نگران آنها باشید.

بر اساس قانون دو دقیقه زندگی کنید

یکی از عناصر مورد علاقه من از روش شناسی دیوید آلن تحت عنوان “انجام دادن کارها” قانون دو دقیقه وی می باشد. این قانون تقریبا ساده است: لحظه ای که متوجه می شوید باید کاری را انجام دهید(مانند زمانی که ایمیلی را مبنی بر انجام کاری دریافت می کنید)، بررسی کنید اگر زمانی کمتر از دو دقیقه برای انجام آن نیاز دارید، آن را انجام دهید. اگر به زمانی بیش از دو دقیقه برای انجام دادن آن نیاز دارید، برای کامل کردن آن در زمانی دیگر برنامه ریزی کنید.

در عمل این قانون بسیار موثر است، چرا که فرایند فکر کردن را از اولویت بندی و انتخاب آنها جدا می کند. از دست دادن میزان بسیار زیادی از زمان برای برنامه ریزی امور مختلف، سازماندهی ایمیل ها و . . .  بسیار ساده  می باشد. زمانی که تنها اقدام به انجام کاری می کنید، تمام این موارد غیر ضروری را از روی آنها حذف می کنید. همچنان که آلن اخیرا در مصاحبه ای با وی بیان کرده است: “جمع کردن و پیگیری کارها و امور مختلف و یادآوری آنها بسیار زمان بیشتری از شما صرف می کند تا اینکه بخواهید در اولین زمانی که با آنها روبرو می شوید، آنها را انجام داده و به اتمام برسانید.”

سه نتیجه ای را که امروز انتظار دستیابی به آنها را دارید، در یک لیست تعیین کنید

منظور از این مورد کارهایی که باید انجام دهید، نیست؛ تنها نتایج مورد انتظار را بنویسید. “قانون 3 مورد” یکی از اصول مورد علاقه من در زمینه اثر بخشی است، و قدرت آن در حقیقت در سادگی آن نهفته است. سه نتیجه ای را که امروز قصد دستیابی به آن را دارید تعریف کنید. نه کارهایی را که برای دستیابی به آنها باید انجام دهید؛ دقیقا مواردی را بنویسید که می خواهید پس از انجام دادن کارها به آنها دست یابید. از خودتان بپرسید، اگر اکنون پایان روز باشد، به چه سه دستاوردی می خواستید دست یافته باشید؟

بر اساس تکنیک پومودورو به انجام کارهای خود بپردازید

فن پومودورو یک تکنیک مدیریت زمان است که زمان شما را به چندین بخش تقسیم می کند. به مدت 25 دقیقه شما هرگونه عامل پرت کننده حواس را غیر فعال کرده، و در آن زمان تنها روی یک موضوع کار می کنید. پس از گذشت اولین “پومودورو” شما، از یک استراحت 5 دقیقه ای استفاده می کنید، سپس این زمان را برای 2 دفعه دیگر تکرار می کنید.

پس از آن، شما به مدت 25 دقیقه دیگر به کار خود می پردازید و آنگاه به مدت 15 دقیقه (یا بیشتر) استراحت می کنید. این تکنیک کارهای مبهم و نامناسب موجود در لیست کارهای شما را تا جای ممکن کاهش داده و تبدیل به مجموعه ای از کارهایی با قالب 25 دقیقه ای می کند که مدیریت آنها بسیار ساده است.

یک فعالیتی را پیدا کنید که به شما انرژی بیشتری می دهد، برای انجام دادن آن برنامه ریزی کنید

این مورد بدیهی ترین موردی است که باید در لیست کارهای شما قرار بگیرد، اما در عمل هیچکس زمانی را برای انجام دادن آن صرف نمی کند. آیا افرادی وجود دارند که با صحبت کردن با آنها انرژی زیادی نصیب شما می شود؟ صرف کردن ناهاری را با آنها برنامه ریزی کنید. آیا کاری وجود دارد که پس از انجام دادن آنها، مانند رفتن به باشگاه قبل از شروع کار، خلوت کردن با خود یا صرف زمانی اندک با فرزندان خودتان، انرژی مضاعفی به دست می آورید؟ برای انجام دادن آنها هم برنامه ریزی کنید.

زمانهای بیشتری برای استراحت در نظر بگیرید

این کار ممکن است متضاد با منطق به نظر بیاید، اما داشتن زمانهای استراحت بیشتر یکی از روشهای مورد علاقه من است که به اثربخشی بیشتر من کمک می کند. داشتن استراحت از خسته و بی حوصله شدن شما جلوگیری می کند، به شما کمک می کنند تا سرعت خود را کاهش دهید، دست از کار کشیده و قدمی به عقب بردارید، قدری تامل کنید و در نهایت به ایده های بهتری دست پیدا کنید. من حتی فکر می کنم داشتن استراحتهایی یک دقیقه ای می تواند تاثیرات بسیار بزرگی بر میزان اثربخشی شما داشته باشد.

نرم افزار RescueTime را دانلود کرده و ببینید زمان خود را در حین استفاده از کامپیوتر به چه صورتی صرف کرده اید

RescueTime یک ابزار رایگان برای (کامپیوتر خانگی، مکینتاش و اندروید) است که بطور دقیق روند صرف زمان در حین استفاده از کامپیوتر را بررسی می کند. به این منظور شما به راحتی می توانید در سایتی که برای این اپلیکیشن طراحی شده ثبت نام کنید، این اپلیکیشن را بصورت رایگان دانلود کنید، آن را نصب کنید و سپس آن را به فراموشی بسپارید، و در پایان هر هفته این ابزار ایمیلی را برای شما ارسال می کند و میزان اثربخش بودن شما را اعلام می کند. سپس می توانید با مراجعه به سایت اصلی و وارد شدن به آن از اطلاعات آماری دقیق در رابطه با چگونگی صرف شدن زمان خود اطلاعاتی کسب کنید، البته این ابزار حتی نمره ای را که بیانگر میزان اثربخشی شماست را ارائه کرده که میزان اثربخش بودن شما را نشان می دهد.

قدم های بعدی که برای انجام دادن کاری که اکنون در حال به تعویق انداختن آن هستید را به دقت شرح دهید

یکی از بزرگترین دلایلی که افراد بر اساس آن چیزی را به تعویق می اندازند این است که وظایف و لیست کارهای آنها بسیار مبهم است. یکی از کارهایی را که همواره به تعویق می اندازید انتخاب کنید و دقیقا کاری را که برای به انجام رساندن آن نیاز به انجامش دارید، تعریف کنید. این کار میزان مبهم بودن آن وظیفه یا کار به تعویق افتاده را کاهش داده و در عمل مشوقی قوی برای انجام دادن آن در نظر گرفته می شود.

[/level-member]