ده روش برتر برای مجاب کردن مردم به خواندن و پاسخ دادن به ایمیل های شما

امروزه ایمیل پر کاربردترین ابزار ارتباطی در دنیای کسب و کار می باشد. استفاده از آن آسان و  سریع بوده و حتی در حال حرکت هم قادر به برقراری ارتباط با دیگران می باشید. در حالیکه کمتر از تلفن و پیام متنی حس ناخوانده بودن و فضولی را منتقل می کند، امکان ارتباط موثر و بازخوانی و بازگشت داده شدن آن در مدت زمان اندکی ممکن می باشد.

اغلب ما در طی یک روز صدها ایمیل دریافت می کنیم و به همین ترتیب مراجعین و مشتریان ما نیز با صدها ایمیل در طی روز مواجه می باشند. به همین دلیل است که گاهی برخی از پیغام ها ممکن است در بین انبوه ایمیل های مختلف از نظر دور مانده و دیده نشود.

اینها 10 راهکار مهم برای بخاطر سپردن در صورتی است که خواهان تاثیری مناسب بر خوانند خود باشید و در همین حال بخواهید احتمال دریافت پاسخ در ازاء ارسال ایمیل های خود را افزایش دهید:

موضوع ایمیل خود را بصورت خاص و ویژه انتخاب کنید

دقیقا به همان صورت که شما پیش از کلیک کردن بر روی لینک مربوط به یک مقاله اقدام به خواندن عنوان آن می کنید، دریافت کنندگان یک ایمیل نیز میزان اهمیت آن را از طریق خواندن و بررسی موضوع آن بررسی می کنند. همیشه سعی کنید موضوع انتخاب شده برای ایمیل خلاصه، مرتبط و خاص باشد. من پس از اینکه فردی را برای اولین بار ملاقات کردم، همیشه سعی می کنم بگونه ای نام کوچک و چگونگی آشنایی خودم را با وی در موضوع ایمیل ارسالی به آنها بگنجانم. به عنوان مثال، “سلام پیتر، ما همدیگر را در برنامه خیریه یکشنبه گذشته ملاقات کردیم” از “پیگیری ملاقات قبلی” یا “از دیدن شما خوشبختم” به نظر چشمگیر تر و بهتر می آید.

همیشه ایمیل های کوتاه و خلاصه ارسال کنید

همه مردم با محدودیت زمان مواجه بوده و از خواندن ایمیل های بلند و خسته کننده و پر زحمت بیزار هستند. سعی کنید تنها به موضوع اصلی و مورد نظر خود در ارسال ایمیل بپردازید. اگر اطلاعات و موضوعات مهمی برای بحث و بررسی دارید، باید بجای ارسال ایمیل با برقراری یک تماس تلفنی در زمان خود و طرف مقابل صرفه جویی کنید. برای ارتباطات غیر رسمی، تنها استفاده از محل درج موضوع بهتر و مناسب تر می باشد. به عنوان مثال، “فردا برای ناهار فرصت داری؟” و سپس بعد از آن با یک فاصله کوتاه حتما عبارت “پایان پیغام” را درج کنید تا خوانند از منظور شما مطلع شود.

از نقاط گلوله شکل در هنگام تایپ بخوبی استفاده کنید

زمانی که در متن ایمیل قصد پرسیدن لیستی از سوالات بخصوص را دارید، سعی کنید از نقاط گلوله شکل برای جدا کردن هر سوال از دیگری استفاده کنید. این عمل خواندن ایمیل شما و پاسخ دادن به آن توسط دریافت کننده را به مراتب آسان تر می کند.

[level-member]

همیشه اقدام به تمجید و تعریف از خواننده کنید

زمانی که به کسی ایمیلی ارسال می کنید که وی را از نزدیک نمی شناسید یا شخصی که از یک مقام عالی برخوردار است، ذکر اینکه در کجا با وی ملاقات داشته اید، چه کسی شما را به وی ارجاع داده، یا اینکه دقیقا چگونه و به چه طریقی با وی آشنا شده اید، بسیار کمک کننده می باشد. به عنوان مثال، زمانی که من ایمیلی را با این مضمون دریافت می کنم: “سلام ژاکلین عزیز، از خواندن کتاب شما با عنوان، “برای موفقیت” لذت بردم. لطفاً اطلاعات بیشتری در رابطه با سمینارهای خودتون برای من ارسال کنید.” مطمئنا نسبت به دریافت ایمیلی به صورت زیر تمایل بیشتری به پاسخ دادن سریع و به موقع آن دارم، “سلام، لطفاً اطلاعات راجع سمینار های خودتان را برای من ارسال کنید.”

قدری از شدت آن بکاهید

چگونگی برخورد شما با مخاطب در یک ایمیل از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می باشد. همچنان که بسیار گفته شده است: “اگر چیز خوب و دلنشینی برای گفتن ندارید، اصلا چیزی نگوئید.” به عبارت دیگر، پیش از ارسال یک پیام همراه با غیظ و غضب بهتر است دوباره به محتوا و پیامد آن بیندیشید. اگر عصبانی، ناراحت یا مغبون هستید،  زمانی صبر کنید تا قدری آرام شوید. به خاطر داشته باشید، که محتوای ایمیل ها ممکن است کپی شوند، برای کسی دوباره ارسال شوند یا حتی از روی آن چاپی تهیه شود، بنابراین هرگز اقدام به ارسال چیزی که بعد ها احتمال پشیمانی از ارسال آن وجود دارد، نکنید.

به جهت جلوگیری کردن از اشتباهات تایپی قبل از ارسال مجددا ایمیل خود را بررسی کنید

قبل از اینکه بر روی گزینه “ارسال” کلیک کنید، یکبار دیگر متن ایمیل خود را بخوانید. برای یافتن اشتباهات گرامری، املائی و نشانه گذاری دقت بیشتری به خرج دهید. در رابطه با ایمیل های مهم قبل از ارسال سعی کنید آنها را یکبار با صدای بلند بخوانید تا مطمئن شوید که متن نگاشته شده شما همان مطلب و محتوایی را انتقال می دهد که قصد انتقال دادن آن به خواننده خود را دارید. اگر متن ایمیل شما بخوبی نگاشته نشده باشد یا با ضعف هایی همراه باشد، موجب می شود که عملکرد یا توانایی های شما نیز محدود و ضعیف تصور شود، غیر حرفه ای، بی دقت یا بی بهره از دانش روز به نظر برسید.

مراقب آدرس های ایمیل باشید

اگر می بایست یک ایمیل را برای گروه بزرگی از مخاطبین ارسال کنید، حتما توجه کنید که با این کار به حریم شخصی دریافت کنندگان خود احترام گذاشته باشید. اگر دریافت کننده های خود را نمی شناسید، از گزینه “BCC” در بخش درج آدرس استفاده کنید. بدین طریق، دریافت کننده از آدرس دیگر دریافت کننده گان مطلع نشده و تصور می کند که این ایمیل فقط و فقط برای خودش ارسال شده است.

از گزینه “پاسخ به همه” بدرستی استفاده کنید

در حالیکه گزینه “پاسخ به همه” بسیار پر کاربرد می باشد، به همین میزان می تواند عصبانیت و ایجاد ناراحتی برای آنهایی شود که نیازی به دریافت پاسخ نداشته یا تمایل به دریافت آن ندارند. همیشه پاسخ به یک ایمیل را برای کسانی ارسال کنید که نیاز به دریافت پاسخ یک ایمیل دارند.

قبل از ارسال پیوست های بزرگ و با حجم بالا از دریافت کننده ایمیل اجازه بگیرید

برخی مردم از اینکه صندوق پستی آنها مملوء از تعداد زیادی از تصاویر و پیوست های با حجم بالا شود، بیزار هستند. همیشه قبل از ارسال ایمیل های با حجم بالا از فایل های پیوست از دریافت کننده آن اجازه بگیرید یا اینکه از یک خدمت اشتراک گذاری فایل مثل dropbox استفاده کنید.

به دریافت کننده زمان مناسبی برای پاسخ دادن به ایمیل خود بدهید

برخی از مردم برای چند بار در روز اقدام به چک کردن صندوق دریافت ایمیل خود نمی کنند. اگر نیاز به دریافت یک پاسخ سریع دارید، لطفاً از تلفن استفاده کرده یا در بخش موضوع ایمیل خود از کلید واژه هایی مانند “فوری” یا “لطفاً این را بخوانید” استفاده کنید تا به دریافت کننده ایمیل در شناسائی پیام های مهم قدری کمک کرده باشید.

علاوه بر موارد بالا، همیشه به رفتار خود توجه کافی داشته باشید. همیشه مهمترین موارد همان چیزهایی هستند که در کودکی می آموزیم. زمانی که درخواست دریافت چیزی را دارید، از واژه “لطفاً” استفاده کنید. زمانی که شخصی چیزی را به شما می دهد، یا کار خوب و با ارزشی را برای شما انجام می دهد، حتما از وی تشکر کنید. اعتبار آنلاین شما بخشی از برند شخصی شما را تشکیل می دهد. به همین دلیل است که این قانون طلایی هرگز از مد نمی افتد: همیشه با دیگران به گونه ای رفتار کنید که دوست دارید دیگران هم با شما همانگونه رفتار کنند.

[/level-member]