پنج قانون برای ارسال یک پیام متنی(اس ام اس) به هر کس که با وی ارتباط کاری دارید

اگر به هر یک از اتاق های جلسات هیئت مدیره تنها دو دقیقه مانده به شروع جلسه وارد شوید شاهد سناریویی تکراری هستید: میزی که دور تا دور آن را اعضای هیئت مدیره پر کرده اند و همگی در حالی که در جلوی گوشی های هوشمند خود به حالت راز و نیاز سر فرو آورده اند در حال کنترل کردن و انجام فعالیتی با آن هستند.

ارسال پیام متنی یکی از سریع ترین روشهای ارتباطی در کسب و کار می باشد. بسیار سریع تر از ارسال یک ایمیل و مناسب تر از یک ارتباط تلفنی، که به روشی معمول و عادی برای همه افراد تبدیل شده است. اما این روش همیشه بهترین روش در نظر گرفته نمی شود.

همیشه ارسال چنین پیام هایی را برای اعلان ها یا یادآوری های ساده “همانند من 5 دقیقه دیر می رسم،” یا “فراموش نکنی که گزارش رو با خودت بیاری” در نظر بگیرید. به عنوان یک قانون کلی ارسال چنین پیام هایی را تنها برای موقعیت هایی در نظر بگیرید که تنها ارسال 2 پیام کفایت کند، ارسال یک پیام و سپس دریافت یک پاسخ.

اینها 5 قانون کلی برای جلوگیری از خطا در ارتباطات اینچنینی در کسب و کار می باشد:

1- همیشه لحن و جو  مثبت را در آن حفظ کنید.

همانند یک ایمیل، لحن یک اس ام اس می تواند توسط دریافت کننده بصورت ناصحیح مورد تفسیر قرار بگیرد. پیام های کوتاه و سریع می توانند موجب گستاخ و خشن جلوه کردن شما شوند. بجای استفاده از عبارات به هم فشرده و کوتاه، از جملات و عبارات بلند و کامل استفاده کنید. همیشه از اصطلاحات کوتاه و جزئی مانند “لطفاً” و “تشکر می کنم” استفاده کنید. همیشه جهت بررسی و کنترل دوباره لحن پیام خود قبل از فشردن گزینه “ارسال” اقدام به خواندن مجدد پیام خود بکنید (تا حداقل از اشتباهات تایپی خجالت آور جلوگیری کرده باشید).

[level-member]

2- از مطرح کردن موضوعات جدی پرهیز کنید.

شما هرگز اقدام به جدا شدن یا ترک کردن دوست دختر خود از طریق ارسال یک پیام نمی کنید – اگر بخواهم روشن تر بگویم: نباید چنین کنید – و البته این موضوع در رابطه با کسب و کار هم صدق می کند. هرگز اقدام به ارائه بازخورد منفی یا اخراج فردی از طریق اس ام اس نکنید. هر مکالمه و صحبت جدی باید بصورت رو در رو و حضوری انجام بگیرد. این کار تعاملات پیچیده ای از طریق زبان بدن و حرکات صورت را ممکن می سازد و یک ارتباط واضح و روشن را تضمین می کند.

3- هر کلمه ای را بصورت خلاصه یا کوتاه شده استفاده نکنید.

استفاده از کلمات و عبارات کوتاه و مختصر در پیام های گاه و بیگاه مسئله ای عادی است، اما در رابطه با تعداد دفعات استفاده از آنها باید بطور خاص توجه داشته باشید. عبارات معمولی مانند “خخخخخخخخ” (به نشانه خنده) یا “هاهاهاهاهاه ه ه ه ه ” انتخاب هایی هستند که اغلب ایجاد مشکل خاصی نمی کنند. اما اگر در حال ارتباط با یک مشتری جدید یا فرد جدیدی هستید که از آشنایی شما با وی زمان زیادی نگذشته است، چیزی در حدود 30 ثانیه بیشتر وقت صرف کرده و هر کلمه را بصورت کامل تایپ کنید.

هرگز از عبارات و کلمات غیر رسمی خصوصا بصورت خلاصه و کوتاه شده استفاده نکنید. باعث نشوید که مراجعه کننده یا همکار شما گیج و مبهوت شود، پیام های شما باید مقصود شما را به سرعت و به روشنی انتقال دهد.

4- هرگز برای لغو کردن یک رویداد یا قرار ملاقات در لحظه آخر از این روش استفاده نکنید.

هزاران دلیل مختلف وجود دارد که بر آن اساس ممکن است یک فرد قادر به دیدن یک پیام متنی نباشد. هرگز برای لغو کردن یک ملاقات یا محل صرف ناهار به ارسال یک پیام کوتاه بسنده نکنید. برای یک پیغام مهم یا دارای حساسیت به زمان، همیشه و حتما از تماس تلفنی استفاده کنید.

5- همیشه اقدام به کنترل دوباره نتیجه تصحیح خودکار متن نمائید.

گوشیهای هوشمند گاهی می توانند بیش از حد هوشمند باشند. در تصحیح خودکار(autocorrect) یا امکان تایپ متن بر اساس گفته شفاهی شما (voice-to-text) همیشه امکان تغییر پیدا کردن قصد و خواسته شما بصورت ناخواسته به موضوعی کاملا متفاوت و حتی در بعضی مواقع خجالت آور وجود دارد. در زمان استفاده از امکان تایپ متن بر اساس گفته شفاهی شما همیشه سعی کنید در فضایی ساکت و خلوت حضور داشته باشید. چرا که به دلیل وجود صداهایی در پس زمینه محیط، این اپلیکیشن ممکن است اقدام به تایپ متن یک مکالمه دیگر که در نزدیکی شما انجام می شود بجای متن مورد نظر شما بکند.

[/level-member]