هفت ترفند جی میل که بهره وری شما را بالا می برد

سرویس جی میل شرکت گوگل یکی از بهترین راهکارهای ایمیلی برای کسب و کار کوچک شما است – سرویسی که حتی هنوز هم فرصت برای بهتر شدن دارد.

این سرویس در ظاهر امکان ایجاد حساب های رایگان، فضای ذخیره اطلاعات زیاد، امکانات امنیتی پیشرفته، و بسیاری امکانات دیگر به کاربرانش ارائه می کند. اما در زیر همین رابط کاربری ساده، ده ها امکان نهفته وجود دارد که می توانند بهره وری شما را افزایش دهند.

در این مطلب با هفت ترفندی که حساب جی میل شما را به برترین سرویس ایمیل برای کسب و کار شما تبدیل می کند آشنا می شوید:

1. اولویت بندی صندوق دریافت ایمیل های خود را به جی میل بسپارید

ایمیل هایی که مهم نیستند، می توانند شما را در طول یک روز کاری به خود مشغول کنند. با این وجود، شما می توانید با مشخص کردن اینکه کدام ایمیل ها از بالاترین میزان اهمیت برخوردار هستند از جی میل بخواهید که در این مورد به کمک شما بیاید. با انتخاب Priority Inbox از منوی تنظیمات (Settings)،جی میل به طور هوشمندانه ایمیل هایی که بیشتر باز شده اند را انتخاب کرده و  آنها را به بالای فهرست ایمیل ها منتقل می کند.

[level-member]

این ویژگی از اطلاعاتی که از استفاده روزمره شما جمع آوری می کند، برای ارزیابی میزان اهمیت هر یک از ایمیل های دریافتی استفاده می کند. اطلاعاتی مانند اینکه شما بیش از همه به چه کسانی ایمیل فرستاده اید یا با آنها چت کرده اید، یا اینکه چه واژه هایی در پیام هایی که شما اول از همه تمایل دارید آنها را بخوانید وجود دارد.

اگر در این بین جی میل اشتباهی مرتکب شود، شما می توانید با استفاده از قرار دادن یک نشان پرچم در کنار آن با اهمیت بودن آن را اعلام کنید، در نتیجه گوگل در نوبت بعدی اطلاعات بهتری در اختیار دارد. هر قدر میزان بازخورد ارئه شده از طرف شما بیشتر باشد، این سیستم هوشمندانه تر عمل می کند.

نگران نباشید – پیام هایی که غیر مهم تلقی می شوند حذف نمی شوند، بلکه تنها به پوشه مجزایی که ویژه ایمیل های با اولویت پایین است منتقل می شوند.

2. تقویم و لیست کارهایی را که باید در آینده انجام دهید مدیریت کنید.

راه اندازی یک کسب و کار یعنی عهده دار شدن ده ها مسئولیت در هر روز.

به جای اینکه برای نوشتن کارها، قرارهای ملاقات، و تماس های خود به دنبال استفاده از یک تکه کاغذ باشید، از امکان مدیریت کارهای جی میل استفاده کنید تا به شما در به یادآوردن سفارشی که باید تحویل و ارسال کنید، یا تماس تلفنی که باید داشته باشید کمک کند.

برای شروع به استفاده از این امکان جی میل، تنها کافیست که بر روی فلش رو به پایین که نزدیک گوشه بالا سمت چپ صندوق دریافت شما وجود دارد، کلیک کرده و گزینه وظایف (Tasks) را انتخاب کنید. مدیر کارهای جی میل (task manager) به شما این امکان را می دهد که به آسانی موارد مدنظر خود را به فهرست کارهایی که باید انجام شوند اضافه کرده و همین که این کارها به طور کامل انجام شدند، با یک تیک وضعیت آنها را به “تکمیل شده” تغییر دهید.

با تنظیم یک تاریخ به عنوان موعد انجام کار، این تاریخ به طور خودکار به تقویم گوگل حساب جی میل شما افزوده شده و با نزدیک شدن به آن تاریخ، جی میل به شما یک پیام یادآوری می فرستد.

برخلاف روش سنتی استفاده از قلم و کاغذ برای تهیه لیست کارهای انجام شده، کارهایی که شما در مدیریت کارهای جی میل تعریف می کنید تا زمانی که شما به اینترنت دسترسی دارید، گم نشده و همیشه در دسترس شما خواهند بود.

3. یک آدرس ایمیل حرفه ای برای خودتان ایجاد کنید.

شما برای اینکه حرفه ای به نظر برسید، سخت کار می کنید، پس آدرس ایمیلی هم برای خودتان ایجاد کنید که کامل کننده تلاش های شما باشد.

با عضویت در اپلیکیشن های گوگل برای صاحبان کسب و کار، شما می توانید نشانی ایمیل خود را به گونه ای شخصی سازی کنید که معرف برند شما باشد. در واقع آدرس ایمیل شما به جای your-name@gmail.com می تواند your-name@your-business.com باشد.

با یک نشانی ایمیل حرفه ای، هر پیامی که شما می فرستید حرفه ای و قابل اطمینان تر به نظر می رسد.

اما چنین قابلیتی به رایگان ارائه نمی شود. فقط کسب و کارهایی که به عضویت اپلیکیشن های گوگل درآیند، می توانند علاوه بر مزایای دیگری که برایشان فراهم است، آدرس ایمیل شخصی سازی شده نیز برای خود داشته باشند. هزینه این سرویس برای هر کاربر، 50 دلار در سال است.

شما همچنین باید پیش از آنکه گوگل به شما اجازه چنین تغییر آدرسی را بدهد، مالکیت خود بر این دامین آدرس را اثبات کنید.

4. فایل های بسیار پر حجم را بفرستید.

گاهی اوقات شما نیاز دارید که فایل پر حجمی را فوراً ایمیل کنید. چه فایل تصویری ارائه ای باشد که برای جلسه بعدی خود آماده کرده اید، یا فایل PDF سنگینی باشد که شامل آخرین گزارش از هزینه های شرکت شماست.

امکانات شما در این خصوص محدود است. اغلب سرویس های ایمیل رایگان – که جی میل هم جزء آنهاست – امکان فرستادن ایمیل هایی که حجم فایل ضمیمه آنها بیش از 25 مگابایت است را به کاربران خود نمی دهند.

اما جی میل یک مزیت ویژه دارد و آن اینست که در کنار خود سرویس گوگل درایو را هم دارد که به شما امکان می دهد که فایل هایی را که بسیار بسیار پر حجم تر هم هستند نیز بفرستید. مادامی که شما فایل های ضمیمه مورد نظر خود را ابتدا در گوگل درایو – که سرویس ذخیره ابری گوگل می باشد – آپلود کنید، جی میل به شما امکان ضمیمه کردن فایل هایی با حجم تا 10 گیگابایت را نیز می دهد.

برای استفاده از این قابلیت، کافیست بر روی آیکون مربوط به گوگل درایو در پنجره ایجاد یک ایمیل جدید در جی میل کلیک، و فایل مورد نظرتان را انتخاب کنید. شیوه کار این ویژگی هم به این صورت است که به گیرنده ایمیل شما، مجوز دسترسی به فایلی که در حساب گوگل درایو خودتان آپلود کرده اید را می دهد.

5. در پاسخ به سوال های رایج کاربران خود، ایمیل هایی با متن از پیش آماده شده بفرستید.

اینکه شما مالک یک کسب و کار باشید به این معنی است که از مخاطبان خود بازخوردهای زیادی دریافت می کنید. اما کارآفرینان پرمشغله، همیشه فرصت این را که برای هر ایمیل یک پاسخ شخصی سازی شده بفرستند، ندارند.

با فعال کردن ویژگی پاسخ های با متن از پیش آماده شده (Canned Responses) در جی میل، شما می توانید پیام های از پیش نوشته شده را ذخیره کرده و سپس یکی از آنها را از پنجره ایجاد ایمیل جدید انتخاب کنید. این قابلیت به شما کمک می کند که زمان زیادی را برای پاسخ دادن به سوالات یا نگرانی های مشابهی که در طول یک روز خود دریافت می کنید، صرفه جویی کنید.

برای فعال کردن این ویژگی به زبانه Labs در منوی تنظیمات (Settings) جی میل بروید و سپس قابلیت پاسخ های با متن از پیش آماده شده را فعال کنید.

وقتی شما خود را آماده می کنید که یک پیام سفارشی شده ایجاد کنید، آنرا در بخش مربوط به متن ایمیل تایپ کرده و پس از آن با انتخاب فلش رو به پایین که در قسمت راست پایین پنجره ایجاد ایمیل جدید قرار دارد، به سادگی آنرا در بخش پاسخ های با متن از پیش آماده شده ذخیره کنید.

هنگامی هم که می خواهید یک ایمیل با متن از پیش آماده شده را بفرستید، از همین پنجره و از میان تمامی پاسخ هایی که از پیش آماده کرده اید، یکی را انتخاب کرده و به گیرنده مورد نظرتان ارسال کنید.

6. کارهای مربوط به ارسال ایمیل های خود را به دستیار خود تفویض اختیار کنید.

اگر شما بیرون از شهر هستید یا اینکه سرتان بسیار شلوغ است، می توانید دسترسی یکی از کارکنان خود را به حساب جی میل خود برقرار کنید.

کافیست به زبانه حسابهای کاربری (Accounts) در منوی تنظیمات (Settings) جی میل رفته، بر روی گزینه افزودن یک حساب دیگر (Add Another Account) کلیک کرده، و آدرس ایمیل کاربری را که می خواهید به او دسترسی بدهید وارد کنید.

مشخصات فرستنده در هر ایمیلی که از حساب جی میل شما ولی توسط یک کاربر دیگر فرستاده می شود به این صورت نمایش داده می شود: (ارسال شده توسط نماینده) نام شما -Your Name (sent by Delegate) .

البته قطع دسترسی به صندوق دریافت جی میل شما در هر زمان امکان پذیر است. این ویژگی راه خوبی است برای اینکه صندوق دریافت جی میل خود را با کمک یک دستیار مدیریت کنید.

7. چندین صندوق دریافت را فقط با یک حساب جی میل مدیریت کنید.

صاحبان کسب و کار به طور معمول چندین آدرس ایمیل را در اختیار دارند که باید آنها را مدیریت کنند. شما ممکن است بطور مکرر بین آدرس ایمیل شخصی و چندین آدرس ایمیل مربوط به کسب و کارتان جابجا شوید.

جی میل با مجهز شدن به امکان مدیریت چندین حساب ایمیل با استفاده از تنها یک رابط کاربری، این فرآیند را برای شما تسهیل می کند.

برای فعال کردن این ویژگی، به زبانه حسابهای کاربری (Accounts) در منوی تنظیمات (Settings) رفته و بر روی گزینه”چک کردن ایمیل مربوط به حسابهای دیگر” (Check mail from other accounts) کلیک کنید. از این پس جی میل به طور خودکار ایمیل هایی را که به دیگر آدرس های شما می رسد، جمع آوری کرده و بنابراین شما تنها نیاز به چک کردن یکی از چندین حساب ایمیل خود خواهید داشت.

خواندن و پاسخ دادن به پیام های ایمیلی که به حساب های دیگر شما می رسد، از طریق حساب ایمیل اصلی شما امکان پذیر می باشد.

[/level-member]